Na wszystkich webinarach oraz w wiadomościach prywatnych dostaję mnóstwo zapytań o to w jaki sposób budować zespół i jak nim zarządzać. Sprawa nie jest łatwa i jest baaardzo wielowymiarowa, ale mam na to sprawdzone sposoby. Dziś opowiem Ci jak prowadzić skuteczne spotkania z zespołem, który już masz.
No dobra… 3, 2, 1 – start! Zdradzę Ci kilka moich sekretów.
Regularne zebrania zespołu są nieodzownym elementem nowoczesnego zarządzania salonem fryzjerskim. Służą one nie tylko do przekazywania ważnych informacji, ale także do budowania zaangażowania, rozwiązywania problemów i wzmacniania relacji.
Sposoby, o których teraz opowiem, to przetestowane przeze mnie praktyki na efektywne organizowanie i prowadzenie spotkań zespołu, które wypracowałam przez ostatnie 12 lat prowadzenia działalności.
Omówię polecany przeze mnie schemat spotkań i kilka polecajek must have, a na koniec sprzedam Ci mój najlepszy trick na rozpoczęcie każdego takiego spotkania.
Pamiętaj, by każdy członek zespołu przed spotkaniem zostawił telefon na zapleczu lub gdzieś, gdzie nie będzie on przeszkadzał!
1. Cel i agenda spotkań
Każde zebranie powinno mieć jasno określony cel i agendę. Przykładowe cele mogą obejmować:
- Omówienie wyników finansowych salonu.
- Prezentacja nowych produktów i usług.
- Planowanie szkoleń i wydarzeń.
- Rozwiązywanie bieżących problemów operacyjnych.
- Zbieranie opinii i pomysłów od pracowników.
Agenda powinna być wysyłana z wyprzedzeniem, aby każdy mógł się przygotować. Dobrze zorganizowane spotkanie pozwala uniknąć chaosu i marnowania czasu, a także braku zaangażowania (a tego byśmy nie chciały). Gdy każdy pracownik będzie musiał coś przygotować lub rozpisać, będzie chciał się też tym podzielić ze wszystkimi. Nic nie irytowało mnie bardziej na przestrzeni lat, niż brak odzewu podczas spotkań. Czułam się wielokrotnie, jakbym mówiła do ściany, a moi pracownicy siedzieli z założonymi rękami i mętnym spojrzeniem wbitym w nicość…
Długo nie umiałam sobie z tym poradzić, aż w końcu postanowiłam ich zaangażować w tworzenie każdego spotkania. To zmieniło wszystko i zaraz opowiem o tym więcej.
2. Regularność i harmonogram
Regularność spotkań jest kluczowa. Najczęściej spotkania odbywają się:
- Cotygodniowo: Krótkie spotkania, które pozwalają na bieżąco omawiać aktualne sprawy i problemy.
- Comiesięcznie: Dłuższe zebrania poświęcone analizie wyników, planowaniu i strategicznym decyzjom.
- Kwartalnie: Spotkania podsumowujące, które służą ocenie realizacji celów i planowaniu na kolejne kwartały. Harmonogram powinien być stały i uwzględniać dostępność wszystkich członków zespołu. Pamiętaj też, by na każdym spotkaniu planować już kolejne. Ja robię spotkania raz w miesiącu.
3. Aktywne uczestnictwo i feedback
Zachęcanie do aktywnego uczestnictwa wszystkich członków zespołu jest bardzo istotne dla efektywności spotkań. Każdy pracownik powinien mieć możliwość wyrażenia swojej opinii, zgłaszania pomysłów i uwag. Otwartość na feedback pozwala na bieżąco identyfikować problemy i wprowadzać usprawnienia. Do tego, by feedback zbierać, idealnie sprawdzi się ankieta zadowolenia z pracy. Na żywo ludzie mają większe opory, by mówić szczerze o tym, jak się czują. Takie rozwiązanie poleciła mi przyjaciółka pracująca w korporacji. Na początku myślałam sobie „to się nie sprawdzi w mojej branży” – otóż SPRAWDZIŁO SIĘ! I to doskonale.
Tak, będziesz czuć stres przed usłyszeniem prawdy o sobie i swojej firmie. No i trudno – bój się i rób. Tylko to może pomóc Ci w rozwoju. Przyjmowanie feedbacku od pracowników jest ekstremalnie ważne. Nawet jeśli krytyka nie zawsze będzie konstruktywna, ważne jest by poznać ich zdanie.
Mi w zrozumieniu tego bardzo pomogła książka „Szef wymagający, szef wyrozumiały”. Od kiedy ją przeczytałam, polecam każdemu i rozdaję w prezentach urodzinowych moim bliskim, którzy tak jak ja prowadzą swoją działalność. Polecam też i Tobie. Wakacje to idealny czas na taką lekturę, bo można ją wziąć ze sobą na plażowy leżak. Nie jest to jakiś opasły tom i czyta się to bardzo przyjemnie.
4. Rozwiązywanie problemów
Spotkania zespołu to doskonała okazja do wspólnego rozwiązywania problemów. Warto wprowadzić segment spotkania poświęcony omawianiu wyzwań i szukaniu rozwiązań. Techniki takie jak burza mózgów mogą być bardzo efektywne w generowaniu kreatywnych pomysłów. Co dwie głowy, to nie jedna! Pamiętaj. My często lubimy się zafiksować na jednym konkretnym punkcie widzenia. Gdy dzielimy się wyzwaniami okazuje się, że ludzie mają niesamowicie proste pomysły na ich rozwiązanie, które nam nie przyszły do głowy. Nie bój się dzielić wyzwaniami z pracownikami, bądź szczera i transparentna. Oczywiście nie zachęcam do tego, by byli Twoimi powiernikami i żeby ich obciążać sytuacjami bardzo trudnymi. Zdrowy dystans musi być! Niemniej jednak polecam wspólnie analizować procedury panujące w salonie. Może niektóre wymagają już odświeżenia?
5. Motywowanie i docenianie pracowników
Zebrania zespołu to również doskonały moment na docenienie pracy poszczególnych członków zespołu. Publiczne uznanie za osiągnięcia, pochwały i gratulacje mogą znacząco podnieść morale i motywację pracowników. Dlatego ZAWSZE chwal publicznie. Ale pamiętaj, by zwracać uwagę w cztery oczy. No chyba, że coś tyczy się całego zespołu. Moim zdaniem najlepszym sposobem na zwrócenie uwagi jest system: Pochwała – Uwaga – Pochwała
Dodatkowo można omawiać wyniki konkursów wewnętrznych czy realizację celów sprzedażowych. Celebruj każdy sukces, nawet najmniejszy. A jeśli coś nie wyszło tak jak by mogło, wspólnie zastanówcie się dlaczego. Niech każdy z zespołu się wypowie i poda pomysł na to, co można zrobić lepiej następnym razem.
A teraz TRIK nr 1
Rozpocznij każde spotkanie od tego, by wszyscy członkowie zespołu powiedzieli w kilku zdaniach o tym, z czego byli dumni (z jakiego swojego osiągnięcia) na przestrzeni ostatniego miesiąca. Gwarantuję Ci, że każdy ma coś takiego. I gwarantuję również, że jak się tym podzieli z pozostałymi pracownikami, a reszta będzie biła mu brawo, jego morale wzrosną o 150%. Jest to piękny i bezcenny moment, w którym Ty też masz szansę na dodatkową pochwałę i dopowiedzenie z czego TY byłaś dumna w przypadku każdej jednej osoby.
6. Szkolenia i rozwój
Podczas spotkań warto również poświęcić czas na krótkie szkolenia czy prezentacje dotyczące nowych technik, produktów czy trendów. Można zaprosić ekspertów z branży lub skorzystać z dostępnych materiałów szkoleniowych, oferowanych przez marki, na których pracujesz. Regularne wprowadzenie nowych tematów szkoleniowych utrzymuje zespół na bieżąco z trendami. Czasem spotkanie możesz poświęcić na większe szkolenie, jeśli akurat nie masz wielu tematów do omówienia.
W moim salonie kiedyś zorganizowałam szkolenie ze sprzedaży i obsługi klienta. Było to coś niesamowitego. Dodatkowo zawsze pytaj swoich pracowników z czego chcieliby odbyć szkolenie i jaki zakres materiału potrzebują sobie odświeżyć. Bardzo często zespół sam powie: „chcemy szkolenie z upięć” i nie musisz się już dwoić i troić by ich zadowolić. Po prostu bądź otwarta na ludzi, których zatrudniasz oraz na ich potrzeby. Zebranie możesz również poświęcić na wspólne obejrzenie konkretnego webinaru (ok 1 h) oraz omówienie tematu po obejrzeniu. Całość zajmie ok 2 h i jest to genialny sposób na możliwe najtańsze szkolenie dla Twoich ludzi oraz na porcję inspiracji od kogoś, kto może im zaimponować swoją wiedzą.
7. Podsumowanie i działania po spotkaniu
Każde zebranie powinno kończyć się podsumowaniem ustaleń i wyznaczeniem konkretnych działań do wykonania dla całego zespołu i poszczególnych członków. Warto również sporządzać “protokół” z każdego spotkania, który będzie dostępny dla wszystkich członków zespołu, np. przyklejony do szafki czy lodówki na zapleczu. Dzięki temu każdy będzie świadomy swoich zadań i odpowiedzialności, jaka na nim spoczywa. Jeśli np. wyznaczysz cel sprzedażowy na dany miesiąc, załóżmy 15 zabiegów OLAPLEX na głowę – zrób prostą tabelkę i przyklej ją w widocznym miejscu na zapleczu / w kuchni. Każdy pracownik będzie mógł zaznaczać sobie długopisem ile jeszcze mu zostało do wyrobienia planu. To bardzo ważne, by znać cel i wiedzieć, do czego się dąży.
8. Atmosfera i integracja
Dobre zebrania zespołu to nie tylko praca, ale również budowanie pozytywnej atmosfery. Warto zadbać o to, aby spotkania były prowadzone w przyjaznej i wspierającej atmosferze. Organizowanie nieformalnych spotkań, takich jak wspólne śniadania czy wyjścia integracyjne, może dodatkowo wzmocnić relacje w zespole.
I tu zdradzę Ci mój TRIK nr 2
Każde spotkanie zacznij od powiedzenia z czego kto jest dumny (pisałam o tym wyżej), a następnie od tego, by wspólnie zagrać w jakąś grę. TAK – grajcie ze sobą w gry. Jest udowodnione naukowo, że to pobudza wyobraźnię i kreatywność, a także pomaga rozruszać myślenie. Jest też udowodnione, że w dorosłym życiu brakuje nam zabawy i czasu na nią. Dlatego uwierz mi, że nic tak nie buduje przyjemnej atmosfery, jak wspólna gra zespołowa. Co to może być?
Gra w karteczki – potrzebujesz tylko samoprzylepnych kartek i długopisu.Siadacie w kółku i każda osoba pisze na kartce imię i nazwisko znanej postaci. Następnie przylepia na czoło karteczkę kolejnej osobie tak, by nie widziała kogo tam ma. Gdy cały zespół ma przyklejone karteczki zaczynają się pytania – po jednym na kolejkę oraz takie, by odpowiedź na nie brzmiała tylko TAK / NIE (np. czy jestem kobietą, czy żyję, czy jestem aktorką?). Każda osoba z zespołu kolejno zadaje pytanie i kto pierwszy zgadnie – wygrywa. Jeśli ktoś strzeli, ale nie trafi – odpada.Uwielbiam tę grę i gdy zorganizowałam ją podczas zebrania, uśmialiśmy się jak dzieci. Była to piękna chwila beztroski.
A jeśli chcesz pójść o krok dalej…
To, o czym dziś przeczytałaś, to tylko jeden z elementów budowania dobrze działającego salonu. Przez ostatnie lata przekonałam się, że świetny zespół nie powstaje przez przypadek, przy okazji…
Właśnie dlatego stworzyłam program Dochodowy Salon Fryzjerski. To miejsce, w którym krok po kroku pokażę Ci jak budować rentowny salon, skutecznie zarządzać zespołem i tworzyć FIRMĘ, która daje satysfakcję – nie tylko finansową, ale też Twoją osobistą satysfakcję z dobrze prowadzonego biznesu. Pokazuję tam też moje strategie, które doprowadziły mnie do salonu generującego ponad 2 miliony zł rocznego obrotu.
Jeśli doszłaś do ściany, jesteś ciągle zmęczona, a budżet salonu się nie spina, albo po prostu chcesz się dalej rozwijać i potrzebujesz przy tym wsparcia kogoś, kto przeszedł już tę drogę – zapisz się na listę oczekujących.
Nabór do kolejnej edycji programu rusza już 12 października 2026 roku, a osoby z listy jako pierwsze otrzymają wszystkie informacje o zapisach oraz szczegółach programu, a także możliwość wejścia na pokład w pierwszej kolejności.
